Poderosos Addins para o Outlook

O software Outlook faz parte do conjunto de ferramentas de produtividade Office da Microsoft. É uma ferramenta extremamente simples, flexível, integrada e útil. No entanto, e, como em todas as boas ferramentas, existem funcionalidades não cobertas ou, que pelo menos, poderiam sê-lo de uma forma mais simples e eficaz. Nesse sentido, existem no mercado um manancial de pequenos sistemas que, trabalhando de forma integrada com o Outlook, aumentam em muito, as funcionalidades e a versatilidade do sistema. Estes pequenos softwares são vulgarmente conhecidos como "Addins" ou também por "Addons".

Com o objetivo de ajudar os leitores, deixo aqui uma pequena lista de bons softwares, que o poderão ajudar a aumentar a sua produtividade.


ClearContext

O ClearContext é uma ferramenta que implementa o conceito GTD e o método Simplex. Além disso, oferece ainda as seguintes funcionalidades:

• Apresentação direta no ecrã dos emails relacionados com a mensagem exibida;
• Transferência automática (arquivamento) dos emails contidos na Caixa de Entrada (Inbox) para a pasta  de destino. Note que à medida que o software vai procedendo ao arquivamento das mensagens, este, vai aprendendo, passando a sugerir automaticamente a pasta de arquivo;
• Um painel de bordo onde poderá gerir as tarefas e projetos;
• Pesquisa e visualização automática dos anexos das mensagens;
• Extração automática dos contatos a partir das mensagens;
• Gerar uma tarefa a partir de uma mensagem;
• Criar um compromisso a partir de uma mensagem;
• Deferir mensagens de forma que estas entrem novamente na Caixa de Entrada na data e/ou na hora pretendida;
• Estatísticas;
• Definir as próximas Tarefas Mais importantes (TMI);
• Pesquisa de pastas de arquivo.

Este software trabalhando em conjunto com os métodos descritos no livro "O monstro dos e-mails", ajudam-no a reduzir drasticamente o tempo necessário à gestão dos seus emails. Se se analisar o seu custo versus as suas potencialidades e o benefícios apresentados, podemos dizer que o seu preço é irrisório!

Para mais informação, aceder aqui.

SimplyFile

O SimplyFile oferece também as funcionalidades GTD. Apresenta uma interface bastante simplificada e possui um sistema de pesquisa de pastas bastante poderoso. 

Tal como o ClearContext, à medida que este vai arquivando mensagens, através de um poderoso algoritmo, o SimplyFile vai "aprendendo", passando a sugerir a pasta de arquivo com uma precisão assombrosa. Além disso, permite ainda:

• Criar tarefas e compromissos a partir das mensagens;
• Agregar um conjunto de mensagens a uma conversação;
• Deferir uma mensagem para a entrada automática na Caixa de Entrada numa data e/ou hora definida pelo utilizador;
• Pesquisa de pastas:
• Etc.

Não sendo tão poderoso quanto o ClearContext, não deixa de ser uma opção válida, tanto mais que o seu preço é muito mais em conta.

Para mais informação aceder aqui.

Lookeen

Apesar do sistema nativo de pesquisa do Outlook ter vindo a melhorar, a verdade é que o sistema de pesquisa do Lookeen é francamente muito superior. Este permite-nos fazer pesquisas em todos os arquivos Exchange e PST de forma eficiente e flexível. Permite-nos fazer pesquisas por datas, por remetentes e destinatários. Além disso, permite ainda efetuar pesquisas por anexos e apresenta-nos o resultado da pesquisa de forma simples e fácil de navegar. Por exemplo, quando navegamos no resultado da pesquisa, apresenta-nos em sublinhado amarelo a frase que serviu para a procura.

A aplicação apresenta a informação organizada por pastas, como por exemplo: "Tudo", "E-mails", "Contactos", "Tarefas", "Compromissos" e "Anexos".

Para mais informação aceder aqui.

EzDetach

Os anexos são a principal causa para o crescimento exponencial dos arquivos PST. Para resolver este problema existem no mercado vários utilitários, entre eles o EZDetach.

De forma sucinta, deixo aqui as suas principais funcionalidades:

• Remove o anexo da mensagem, salvaguardando o mesmo no disco do utilizador e deixando um link dentro da mensagem. Para o utilizador, o processo é completamente transparente;
• Salvaguarda uma cópia do anexo e mantém o original na mensagem;
• Remove ficheiros quando as mensagens com eles relacionados foram apagadas;
• Remove simplesmente os anexos;
• Etc.

Para mais informação aceder, aqui.

Recomendo a leitura do livro "O monstro dos e-mails" da editora Lidel, onde poderá consultar com mais detalhe estes e outros poderosos softwares.

Votos de sucessos na gestão dos seus e-mails!