Ferramentas que implementam a metodologia GTD e integram com o Outlook

No mercado existem várias aplicações de software que implementam o conceito GTD. Existem ferramentas para várias plataformas. Dada a grande divulgação do sistema Outlook, torna-se premente seguinte a pergunta:

• Quais as ferramentas que trabalham de forma integrada com o Outlook e que oferecem as melhores funcionalidades?

A resposta pode não ser simples, pois além das funcionalidades apresentadas pelo software, tudo depende das necessidades e das expetativas do utilizador. Recomenda-se que antes de optar por um software, deve antes testar e verificar aquele que é realmente o software aconselhado para si.

 Baseando-se apenas nas funcionalidades apresentadas pelos vários softwares, e, que trabalham de forma integrada com o Outlook, deixamos aqui alguns exemplos de softwares, tais como:

• ClearContext
• Outlook GTD Add-in 
• SimplyFile
• Jello Dasboard

Todos eles implementam o conceito GTD e funcionam integrados no Outlook. O Outlook GTD Add-in é aquele que implementa de forma mais simples o conceito, contudo, no dia a dia obriga o utilizador a executar alguns passos intermédios, que na verdade, não trazem nenhum valor acrescentado. Em termos de funcionalidades, o software ClearContext apresenta-se com um manancial de funcionalidades que aumentam a produtividade.

Todos os dias é lançado   novo software e novas versões. Daí, cabe ao leitor a responsabilidade de escolher aquele que melhor se adapte à sua forma de trabalho.

Para informações adicionais, bem como uma lista mais completa de software relacionado com estes métodos, recomenda-se a consulta do livro "O monstro dos e-mails", da editora Lidel.

Gestão eficaz de emails ... dos outros!

Uma gestão eficáz de e-mails, começa simplesmente pela gestão dos e-mails... dos outros! Quando enviar um e-mail e antes de colocar alguém em cópia, faça a si mesmo a seguinte pergunta:
- É fundamental colocar esta pessoa em cópia? Precisa de estar informada?

No seu dia-a-dia utilize as seguintes regras:

• Coloque apenas em cópia as pessoas que realmente precisam de estar. Assim reduz o número de mensagens recebidas e ajuda as pessoas a gerir melhor a sua caixa de correio electrónico;
• Não responda colocando todos em cópia, apenas para dizer, por exemplo, "Obrigado";
• Não parta do principio que pelo simples facto das pessoas estarem em cópia, passam automaticamente a ser responsáveis pelo assunto;
• Tente reduzir o número de mensagens ao mínimo, mas se tratar de assuntos diferentes, envie e-mails separados - um por cada assunto distinto;
• Se requer uma ação por parte da outra pessoa, refira-o no início do e-email.

Email - Ferramenta de produtividade?

Os sistemas de email tornaram-se ferramentas imprescindíveis no processo de comunicação das organizações. Oferecem, entre outras, várias vantagens, tais como:

• Comunicação de 1 para N;
• O remetente não depende da disponibilidade do receptor para efetuar a comunicação;
• O receptor decide quando recebe e quando lê a mensagem enviada;
• Permite arquivar a mensagem para posterior consulta e/ou tratamento.

Contudo, a facilidade de utilização e vantagens oferecidas por este tipo de ferramentas levou à sua vulgarização, de tal modo que, hoje em dia, enviam-se emails por tudo e por nada. O elevado número de mensagens diariamente recebidas, pode requerer ao receptor, o dispêndio de tempo considerável no seu tratamento, o que, consequentemente, pode provocar perdas de produtividade e aumento de stress.

Para tentar solucionar esta problemática, vários autores desenvolveram métodos de forma a minimizar o problema. Entre eles, encontramos David Allen com o método GTD; Lee Babauta autor do método ZTD e Francesco Cerilli com o método Pomodoro. 

Os métodos descritos são na verdade complementares, embora ainda apresentem alguns pontos não cobertos, nomeadamente a gestão dos imprevistos. Nesse sentido, Fernando Santos, autor do livro "O Monstro dos e-mails - Gestão de e-mails com sucesso. Ganhe tempo e seja eficaz", editado pela Lidel, desenvolveu e registou um novo método ao qual batisou de "Simplex".

O método Simplex, trabalhando em conjunto com os métodos GTD, ZTD e Pomodoro, expande as potencialidades do sistema de gestãop de emails. De acordo com o autor, este recebe em média cerca de 180 emails por dia, e, utilizando os métodos acima descritos e um pequeno software Addin no seu Outlook, no final do dia, a sua Caixa de Entrada não contém mais do que 5 ou seis emails. "Se pensarmos que através da combinação destes métodos, associados a um simples Addin, poderemos conseguir poupar em média, até um minuto por mensagem, então estaremos a falar em 180 minutos poupados diariamente", refere a propósito o autor. Acrescenta ainda, "...desde o momento que comecei a utilizar este método, a minha produtividade disparou, tendo verificado em simultâneo uma nítida redução do meu nível de stress".

Método Simplex*

Registo provisório de patente

* Para uma descrição detalhada do método Simplex, consulte o livro "O Monstro dos e-mails" da editora Lidel.