Simplex: Email - Ferramenta de produtividade?

Os sistemas de email tornaram-se ferramentas imprescindíveis no processo de comunicação das organizações. Oferecem, entre outras, várias vantagens, tais como:

Comunicação de 1 para N;
O remetente não depende da disponibilidade do receptor para efetuar a comunicação;
O receptor decide quando recebe e quando lê a mensagem enviada;
Permite arquivar a mensagem para posterior consulta e/ou tratamento.

Contudo, a facilidade de utilização e vantagens oferecidas por este tipo de ferramentas levou à sua vulgarização, de tal modo que, hoje em dia, enviam-se emails por tudo e por nada. O elevado número de mensagens diariamente recebidas, pode requerer ao receptor, o dispêndio de tempo considerável no seu tratamento, o que, consequentemente, pode provocar perdas de produtividade e aumento de stress.

Para tentar solucionar esta problemática, vários autores desenvolveram métodos de forma a minimizar o problema. Entre eles, encontramos David Allen com o método GTD; Lee Babauta autor do método ZTD e Francesco Cerilli com o método Pomodoro.

Os métodos descritos são na verdade complementares, embora ainda apresentem alguns pontos não cobertos, nomeadamente a gestão dos imprevistos. Nesse sentido, Fernando Santos, autor do livro "O Monstro dos e-mails - Gestão de e-mails com sucesso. Ganhe tempo e seja eficaz", editado pela Lidel, desenvolveu e registou um novo método ao qual batisou de "Simplex".

O método Simplex, trabalhando em conjunto com os métodos GTD, ZTD e Pomodoro, expande as potencialidades do sistema de gestãop de emails. De acordo com o autor, este recebe em média cerca de 180 emails por dia, e, utilizando os métodos acima descritos e um pequeno software Addin no seu Outlook, no final do dia, a sua Caixa de Entrada não contém mais do que 5 ou seis emails. "Se pensarmos que através da combinação destes métodos, associados a um simples Addin, poderemos conseguir poupar em média, até um minuto por mensagem, então estaremos a falar em 180 minutos poupados diariamente", refere a propósito o autor. Acrescenta ainda, "...desde o momento que comecei a utilizar este método, a minha produtividade disparou, tendo verificado em simultâneo uma nítida redução do meu nível de stress".