Poderosos Addins para o Outlook

O software Outlook faz parte do conjunto de ferramentas de produtividade Office da Microsoft. É uma ferramenta extremamente simples, flexível, integrada e útil. No entanto, e, como em todas as boas ferramentas, existem funcionalidades não cobertas ou, que pelo menos, poderiam sê-lo de uma forma mais simples e eficaz. Nesse sentido, existem no mercado um manancial de pequenos sistemas que, trabalhando de forma integrada com o Outlook, aumentam em muito, as funcionalidades e a versatilidade do sistema. Estes pequenos softwares são vulgarmente conhecidos como "Addins" ou também por "Addons".

Com o objetivo de ajudar os leitores, deixo aqui uma pequena lista de bons softwares, que o poderão ajudar a aumentar a sua produtividade.


ClearContext

O ClearContext é uma ferramenta que implementa o conceito GTD e o método Simplex. Além disso, oferece ainda as seguintes funcionalidades:

• Apresentação direta no ecrã dos emails relacionados com a mensagem exibida;
• Transferência automática (arquivamento) dos emails contidos na Caixa de Entrada (Inbox) para a pasta  de destino. Note que à medida que o software vai procedendo ao arquivamento das mensagens, este, vai aprendendo, passando a sugerir automaticamente a pasta de arquivo;
• Um painel de bordo onde poderá gerir as tarefas e projetos;
• Pesquisa e visualização automática dos anexos das mensagens;
• Extração automática dos contatos a partir das mensagens;
• Gerar uma tarefa a partir de uma mensagem;
• Criar um compromisso a partir de uma mensagem;
• Deferir mensagens de forma que estas entrem novamente na Caixa de Entrada na data e/ou na hora pretendida;
• Estatísticas;
• Definir as próximas Tarefas Mais importantes (TMI);
• Pesquisa de pastas de arquivo.

Este software trabalhando em conjunto com os métodos descritos no livro "O monstro dos e-mails", ajudam-no a reduzir drasticamente o tempo necessário à gestão dos seus emails. Se se analisar o seu custo versus as suas potencialidades e o benefícios apresentados, podemos dizer que o seu preço é irrisório!

Para mais informação, aceder aqui.

SimplyFile

O SimplyFile oferece também as funcionalidades GTD. Apresenta uma interface bastante simplificada e possui um sistema de pesquisa de pastas bastante poderoso. 

Tal como o ClearContext, à medida que este vai arquivando mensagens, através de um poderoso algoritmo, o SimplyFile vai "aprendendo", passando a sugerir a pasta de arquivo com uma precisão assombrosa. Além disso, permite ainda:

• Criar tarefas e compromissos a partir das mensagens;
• Agregar um conjunto de mensagens a uma conversação;
• Deferir uma mensagem para a entrada automática na Caixa de Entrada numa data e/ou hora definida pelo utilizador;
• Pesquisa de pastas:
• Etc.

Não sendo tão poderoso quanto o ClearContext, não deixa de ser uma opção válida, tanto mais que o seu preço é muito mais em conta.

Para mais informação aceder aqui.

Lookeen

Apesar do sistema nativo de pesquisa do Outlook ter vindo a melhorar, a verdade é que o sistema de pesquisa do Lookeen é francamente muito superior. Este permite-nos fazer pesquisas em todos os arquivos Exchange e PST de forma eficiente e flexível. Permite-nos fazer pesquisas por datas, por remetentes e destinatários. Além disso, permite ainda efetuar pesquisas por anexos e apresenta-nos o resultado da pesquisa de forma simples e fácil de navegar. Por exemplo, quando navegamos no resultado da pesquisa, apresenta-nos em sublinhado amarelo a frase que serviu para a procura.

A aplicação apresenta a informação organizada por pastas, como por exemplo: "Tudo", "E-mails", "Contactos", "Tarefas", "Compromissos" e "Anexos".

Para mais informação aceder aqui.

EzDetach

Os anexos são a principal causa para o crescimento exponencial dos arquivos PST. Para resolver este problema existem no mercado vários utilitários, entre eles o EZDetach.

De forma sucinta, deixo aqui as suas principais funcionalidades:

• Remove o anexo da mensagem, salvaguardando o mesmo no disco do utilizador e deixando um link dentro da mensagem. Para o utilizador, o processo é completamente transparente;
• Salvaguarda uma cópia do anexo e mantém o original na mensagem;
• Remove ficheiros quando as mensagens com eles relacionados foram apagadas;
• Remove simplesmente os anexos;
• Etc.

Para mais informação aceder, aqui.

Recomendo a leitura do livro "O monstro dos e-mails" da editora Lidel, onde poderá consultar com mais detalhe estes e outros poderosos softwares.

Votos de sucessos na gestão dos seus e-mails!

O Sucesso da gestão dos e-mails, depende em muito de si!

Todos nós nos lamentamos com o excesso de e-mails que diariamente temos de gerir . A verdade, é que depende de todos nós contribuir para a redução do número de mensagens diariamente transaccionadas!

Um dos "truques" para que tal aconteça, reside na forma como escrevemos os e-mails. Todos nós recebemos com alguma frequência e-mails transmitindo uma mensagem confusa, não são claros, por vezes, requerem acções e, como estas são solicitadas no meio do texto, passam muitas vezes despercebidas. Resultado: como não respondemos de forma conveniente ao solicitado, nova troca de e-mails é gerada, ajudando assim, ainda mais, a agravar a problemática do elevado número de e-mails.

A escrita de um bom e-mail é fundamental para a gestão eficaz do nosso tempo e do tempo dos outros! Se requer uma acção do destinatário, deixe isso muito claro logo no inicio do e-mail, e, de preferência, no título do assunto. Assim minimiza o risco deste email ser apagado por engano ou, na melhor das hipóteses, este não ficar retido na lista dos e-mails de baixa prioridade.

Seja claro e objectivo: e-mails muito eloquentes não significam necessariamente melhores e-mails. Seja parco nas palavras: poupa tempo a si e à pessoa que recebe o e-mail.

Para uma gestão efectiva e de sucesso dos e-mails, recomenda-se a leitura do livro "O monstro dos e-mails" da editora Lidel.

Votos de bons e-mails!

Ferramentas que implementam a metodologia GTD e integram com o Outlook

No mercado existem várias aplicações de software que implementam o conceito GTD. Existem ferramentas para várias plataformas. Dada a grande divulgação do sistema Outlook, torna-se premente seguinte a pergunta:

• Quais as ferramentas que trabalham de forma integrada com o Outlook e que oferecem as melhores funcionalidades?

A resposta pode não ser simples, pois além das funcionalidades apresentadas pelo software, tudo depende das necessidades e das expetativas do utilizador. Recomenda-se que antes de optar por um software, deve antes testar e verificar aquele que é realmente o software aconselhado para si.

 Baseando-se apenas nas funcionalidades apresentadas pelos vários softwares, e, que trabalham de forma integrada com o Outlook, deixamos aqui alguns exemplos de softwares, tais como:

• ClearContext
• Outlook GTD Add-in 
• SimplyFile
• Jello Dasboard

Todos eles implementam o conceito GTD e funcionam integrados no Outlook. O Outlook GTD Add-in é aquele que implementa de forma mais simples o conceito, contudo, no dia a dia obriga o utilizador a executar alguns passos intermédios, que na verdade, não trazem nenhum valor acrescentado. Em termos de funcionalidades, o software ClearContext apresenta-se com um manancial de funcionalidades que aumentam a produtividade.

Todos os dias é lançado   novo software e novas versões. Daí, cabe ao leitor a responsabilidade de escolher aquele que melhor se adapte à sua forma de trabalho.

Para informações adicionais, bem como uma lista mais completa de software relacionado com estes métodos, recomenda-se a consulta do livro "O monstro dos e-mails", da editora Lidel.

Gestão eficaz de emails ... dos outros!

Uma gestão eficáz de e-mails, começa simplesmente pela gestão dos e-mails... dos outros! Quando enviar um e-mail e antes de colocar alguém em cópia, faça a si mesmo a seguinte pergunta:
- É fundamental colocar esta pessoa em cópia? Precisa de estar informada?

No seu dia-a-dia utilize as seguintes regras:

• Coloque apenas em cópia as pessoas que realmente precisam de estar. Assim reduz o número de mensagens recebidas e ajuda as pessoas a gerir melhor a sua caixa de correio electrónico;
• Não responda colocando todos em cópia, apenas para dizer, por exemplo, "Obrigado";
• Não parta do principio que pelo simples facto das pessoas estarem em cópia, passam automaticamente a ser responsáveis pelo assunto;
• Tente reduzir o número de mensagens ao mínimo, mas se tratar de assuntos diferentes, envie e-mails separados - um por cada assunto distinto;
• Se requer uma ação por parte da outra pessoa, refira-o no início do e-email.

Email - Ferramenta de produtividade?

Os sistemas de email tornaram-se ferramentas imprescindíveis no processo de comunicação das organizações. Oferecem, entre outras, várias vantagens, tais como:

• Comunicação de 1 para N;
• O remetente não depende da disponibilidade do receptor para efetuar a comunicação;
• O receptor decide quando recebe e quando lê a mensagem enviada;
• Permite arquivar a mensagem para posterior consulta e/ou tratamento.

Contudo, a facilidade de utilização e vantagens oferecidas por este tipo de ferramentas levou à sua vulgarização, de tal modo que, hoje em dia, enviam-se emails por tudo e por nada. O elevado número de mensagens diariamente recebidas, pode requerer ao receptor, o dispêndio de tempo considerável no seu tratamento, o que, consequentemente, pode provocar perdas de produtividade e aumento de stress.

Para tentar solucionar esta problemática, vários autores desenvolveram métodos de forma a minimizar o problema. Entre eles, encontramos David Allen com o método GTD; Lee Babauta autor do método ZTD e Francesco Cerilli com o método Pomodoro. 

Os métodos descritos são na verdade complementares, embora ainda apresentem alguns pontos não cobertos, nomeadamente a gestão dos imprevistos. Nesse sentido, Fernando Santos, autor do livro "O Monstro dos e-mails - Gestão de e-mails com sucesso. Ganhe tempo e seja eficaz", editado pela Lidel, desenvolveu e registou um novo método ao qual batisou de "Simplex".

O método Simplex, trabalhando em conjunto com os métodos GTD, ZTD e Pomodoro, expande as potencialidades do sistema de gestãop de emails. De acordo com o autor, este recebe em média cerca de 180 emails por dia, e, utilizando os métodos acima descritos e um pequeno software Addin no seu Outlook, no final do dia, a sua Caixa de Entrada não contém mais do que 5 ou seis emails. "Se pensarmos que através da combinação destes métodos, associados a um simples Addin, poderemos conseguir poupar em média, até um minuto por mensagem, então estaremos a falar em 180 minutos poupados diariamente", refere a propósito o autor. Acrescenta ainda, "...desde o momento que comecei a utilizar este método, a minha produtividade disparou, tendo verificado em simultâneo uma nítida redução do meu nível de stress".

Método Simplex*

Registo provisório de patente

* Para uma descrição detalhada do método Simplex, consulte o livro "O Monstro dos e-mails" da editora Lidel.